Hlavní oblasti vedení mzdové agendy

Pojďme se podívat, jak vypadá interní řešení vedení mzdové agendy, co všechno může vaše mzdová účetní zastřešit. Mzdová účetní ví o všech všechno, a to bez nadsázky. Stará se o zaměstnance při nástupu, gratuluje jim při narození miminka, urguje dodání materiálů pro daně a rozloučí se se zaměstnancem při jeho odchodu.

Mzdová agenda

Mzdová agenda

Povinnost vedení personální a mzdové agendy zaměstnavateli vzniká při nástupu prvního zaměstnance. Je klíčové mít správně zvolený personální systém a efektivní evidenci docházky.

Vedení mzdové agendy není jen měsíční příprava mezd zaměstnanců. Do mzdové agendy může spadat i příprava dokumentů, tedy od přípravy nástupních dokumentů zaměstnance, vedení jeho osobní složky, až po přípravu výstupní dokumentace, včetně zápočtového listu.

Jedna mzdová účetní zvládne zajistit mzdovou agendu pro 400-500 zaměstnanců. Je nutné počítat s tím, že i vaše mzdová účetní musí čerpat dovolenou a občas může i onemocnět.

Pojďme se podívat, jak může vypadat mzdová agenda krok za krokem rozdělená na jednotlivé části života zaměstnance ve společnosti. Mezi nejdůležitější oblasti mzdové agendy patří:

Zjistěte možnosti inzerce

Nástup zaměstnance

Příprava pracovních smluv, dohod o provedení práce nebo o pracovní činnosti;
Vedení osobní složky zaměstnance;
Přihlášení pracovníků ke zdravotnímu a sociálnímu pojištění.

Denní aktivity

Překážky na straně zaměstnance i zaměstnavatele;
Kontrola a evidence docházky;
Kontrola přestávky mezi směnami, v rámci týdne a podobně;
Dovolená - nároky, krácení;
Komunikace se zaměstnanci a zodpovídání jejich dotazů.

Měsíční aktivity

Výpočet měsíční mzdy každého zaměstnance s přihlédnutím k slevám, srážkám, exekucím a podobně;
Příprava výplatní pásky včetně vyhotovení příkazů k úhradě plateb na účty zaměstnanců;
Zajištění odvodů sociálního a zdravotního pojištění včetně zasílání měsíčních mzdových přehledů;
Výpočet srážek daní a odvodů;
Hlídání konce zkušební doby zaměstnanců;
Zpracování pravidelných reportů pro instituce;
Správa mzdových listů a evidenčních listů důchodového pojištění.

Pravidelné vzdělávání mzdové účetní nejen na novinky, ale i v oblasti práce s interním systémem, komunikace s problematickými zaměstnanci a další.

Roční aktivity

Roční zúčtování daní a související agenda (aktualizace osobní složky zaměstnance, vyplnění Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti neboli “růžovky”, zanesení změn a další);
Zpracování pravidelných reportů pro instituce;
Mzdový audit.

Ukončení pracovního poměru zaměstnance

Příprava pracovně-právních dokumentů nutných pro ukončení pracovního poměru;
Odhlášení pracovníků ze zdravotního a sociálního pojištění.

Ke zpracování mzdové agendy můžete využít interní zdroje nebo se můžete rozhodnout pro outsourcing mezd. Oblast outsourcingu, včetně outsourcingu mezd, jsme probrali v článku Kdy a s čím vám pomůže personální agentura?.

Publikováno 5. prosince 2022

Autor: Martina Suchá

15 let zkušeností jako HR Business Partner v nadnárodních společnostech, kde poskytuje HR poradenství v oblasti pracovního práva, vedení a rozvoje zaměstnanců, employee relations, a dalších HR oblastech.

agenda agentura audit data dohoda dokumentace dovolená důchod důležité evidence HR JenPráce.cz komunikace krácení mzdová agenda mzdy nárok nároky narození NDA nemoc novinky obsah outsourcing personální agentura personální systém plat pojištění povinnost práce Práce.cz pracovník práva přestávky přihlášení prohlášení poplatníka rozdíl smlouva společnost společnosti stres systém ukončení ukončení pracovního poměru vedení volno výpočet vzdělávání vzor zaměstnanců zaměstnavatel